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Educación, Cultura y Deporte
El Consell aprueba un decreto por el que se regula la gestión, organización y funcionamiento de los archivos de la Generalitat
27/04/2018
- Una de las novedades es la creación del Archivo Intermedio, que incluye la documentación semiactiva de la Generalitat
El pleno del Consell ha aprobado el Decreto por el que se regula el Sistema de Gestión Documental de la Administración de la Generalitat. A través de esta norma se determinan los criterios básicos de organización y funcionamiento de los archivos de la Generalitat y se regulan las condiciones generales de utilización, acceso y conservación.
El objetivo es, por un lado, recoger y desarrollar, en una única norma, la legislación vigente que afecta a la gestión documental de los archivos de la Administración de la Generalitat; y por otro, mejorar los procedimientos de la gestión documental que permitan el ahorro y la optimización de los medios personales y materiales de la Administración.
El texto se estructura en un preámbulo, en seis capítulos y en varias disposiciones adicionales, derogatorias y finales. En el capítulo I se establece el objeto de la norma, su ámbito de aplicación y algunas definiciones y conceptos básicos. El capítulo II aborda los órganos que integran el Sistema de Gestión Documental de la Generalitat y sus funciones.
El capítulo III regula la organización y funciones de diversos tipos de archivos, como es el Archivo de gestión, el Archivo central o el Archivo Histórico de la Comunidad Valenciana, donde se deposita la documentación histórica de la Administración de la Generalitat valorada como tal por la Junta Calificadora.
Una de las novedades de este decreto es la creación del Archivo Intermedio de la Generalitat, dependiente funcionalmente de la Conselleria competente en materia de Cultura y orgánicamente de la competente en materia de Hacienda. Incluye la documentación semiactiva de la Generalitat que se ha de conservar para facilitar que la consulten las unidades de gestión o la ciudadanía.
Por lo que respecta a la transferencia de documentación entre archivos, se establece que, como plazo general, se transferirán desde los archivos de gestión a los archivos centrales de los departamentos los documentos con una antigüedad de más de cinco años, cuya tramitación administrativa haya acabado y no sean de consulta frecuente.
Por su parte, se transferirán desde los archivos centrales al Archivo Intermedio de la Generalitat los documentos que tengan una antigüedad de más de quince años; y desde el Archivo Intermedio de la Generalitat al Archivo Histórico de la Comunidad Valenciana, los documentos con una antigüedad de más de treinta años.
Medios, personal y procedimientos
El capítulo IV del decreto se refiere a los medios y personal de los archivos de la Generalitat, con la obligación de todas las consellerias y departamentos de habilitar un depósito para el archivo con la capacidad e instalaciones adecuadas.
El capítulo V regula los diferentes procedimientos de gestión documental, como es la captura y registro de documentación para la integración en el Sistema de Gestión Documental, la descripción y clasificación o la organización e instalación de la documentación, entre otros aspectos.
Por lo que respecta a la gestión documental y las tecnologías de la información y comunicación, se promueve la integración en el sistema de gestión SAVEX (Sistema Arxivístic Valencià en Xarxa).
El último de los capítulos se refiere a las infracciones y sanciones y remite a aquello establecido en el ordenamiento vigente, especialmente en la Ley 3/2005, de archivos.
El texto del decreto se complementa con la inclusión de una serie de anexos donde se establecen pautas para la conservación en los archivos de gestión, centrales e intermedios, la descripción de unidades documentales, la identificación y valoración de series documentales y la transferencia de documentación.
Asimismo, en las disposiciones adicionales segunda y tercera se reconoce la necesidad y la obligación de dotar de profesionales de archivos a todas las consellerias para gestionar sus archivos centrales.
El objetivo es, por un lado, recoger y desarrollar, en una única norma, la legislación vigente que afecta a la gestión documental de los archivos de la Administración de la Generalitat; y por otro, mejorar los procedimientos de la gestión documental que permitan el ahorro y la optimización de los medios personales y materiales de la Administración.
El texto se estructura en un preámbulo, en seis capítulos y en varias disposiciones adicionales, derogatorias y finales. En el capítulo I se establece el objeto de la norma, su ámbito de aplicación y algunas definiciones y conceptos básicos. El capítulo II aborda los órganos que integran el Sistema de Gestión Documental de la Generalitat y sus funciones.
El capítulo III regula la organización y funciones de diversos tipos de archivos, como es el Archivo de gestión, el Archivo central o el Archivo Histórico de la Comunidad Valenciana, donde se deposita la documentación histórica de la Administración de la Generalitat valorada como tal por la Junta Calificadora.
Una de las novedades de este decreto es la creación del Archivo Intermedio de la Generalitat, dependiente funcionalmente de la Conselleria competente en materia de Cultura y orgánicamente de la competente en materia de Hacienda. Incluye la documentación semiactiva de la Generalitat que se ha de conservar para facilitar que la consulten las unidades de gestión o la ciudadanía.
Por lo que respecta a la transferencia de documentación entre archivos, se establece que, como plazo general, se transferirán desde los archivos de gestión a los archivos centrales de los departamentos los documentos con una antigüedad de más de cinco años, cuya tramitación administrativa haya acabado y no sean de consulta frecuente.
Por su parte, se transferirán desde los archivos centrales al Archivo Intermedio de la Generalitat los documentos que tengan una antigüedad de más de quince años; y desde el Archivo Intermedio de la Generalitat al Archivo Histórico de la Comunidad Valenciana, los documentos con una antigüedad de más de treinta años.
Medios, personal y procedimientos
El capítulo IV del decreto se refiere a los medios y personal de los archivos de la Generalitat, con la obligación de todas las consellerias y departamentos de habilitar un depósito para el archivo con la capacidad e instalaciones adecuadas.
El capítulo V regula los diferentes procedimientos de gestión documental, como es la captura y registro de documentación para la integración en el Sistema de Gestión Documental, la descripción y clasificación o la organización e instalación de la documentación, entre otros aspectos.
Por lo que respecta a la gestión documental y las tecnologías de la información y comunicación, se promueve la integración en el sistema de gestión SAVEX (Sistema Arxivístic Valencià en Xarxa).
El último de los capítulos se refiere a las infracciones y sanciones y remite a aquello establecido en el ordenamiento vigente, especialmente en la Ley 3/2005, de archivos.
El texto del decreto se complementa con la inclusión de una serie de anexos donde se establecen pautas para la conservación en los archivos de gestión, centrales e intermedios, la descripción de unidades documentales, la identificación y valoración de series documentales y la transferencia de documentación.
Asimismo, en las disposiciones adicionales segunda y tercera se reconoce la necesidad y la obligación de dotar de profesionales de archivos a todas las consellerias para gestionar sus archivos centrales.