Detalle nota de prensa - Comunica GVA
Hisenda i Model Econòmic
Hacienda y Educación
La Generalitat posa en marxa la nova política de gestió de documents electrònics per al tractament unificat de tota la informació
28/01/2019
- La PGDE permetrà el tractament i la classificació unificada de tota la informació amb què treballen els diversos departaments de la Generalitat
- El nou sistema comprén la gestió documental des de l'origen fins a l'arxiu definitiu
- La ciutadania podrà accedir de manera fàcil i segura a la informació dels seus expedients administratius oberts
- El nou sistema comprén la gestió documental des de l'origen fins a l'arxiu definitiu
- La ciutadania podrà accedir de manera fàcil i segura a la informació dels seus expedients administratius oberts
El 'Diari Oficial de la Generalitat Valenciana' ha publicat l'ordre per la qual s'aprova la nova Política de Gestió de Documents Electrònics de la Generalitat (PGDE), que permetrà el tractament i la classificació unificada de tota la informació amb què treballen els diversos departaments de l'Administració valenciana.
La PGDE estableix criteris comuns per a tots els departaments per igual i acaba així amb el sistema anterior, en el qual cada conselleria guardava la informació pròpia en paper i en l'arxiu propi de l'entitat, i no hi havia un quadre de classificació únic en el qual es recollira tota la documentació generada per la Generalitat.
Des de l'entrada en vigor de la Llei 39/2015 de procediment administratiu comú, en la qual s'estableix que la tramitació administrativa ha de ser digital, els documents administratius han de ser electrònics. En aquest sentit, la Generalitat estableix ara criteris comuns a tots els departaments, de manera que existisca un arxiu electrònic conjunt de tota la informació que es gestiona.
El nou sistema comprén la gestió documental en dues fases diferenciades, des de l'origen fins a l'arxiu. Així, la gestió del document es realitzarà des de l'origen, entenent aquest com el moment en què es registra l'entrada en el sistema de gestió de documents electrònics i es garanteix la identificació unívoca d'aquest, i es dona a cada document una inscripció registral específica. En una segona fase, el document acabarà arxivat definitivament (històric) en el sistema de gestió de documents electrònics d'arxiu.
Series documentals i quadres de classificació detallats
La classificació dels documents per a la gestió es realitzarà d'acord amb un pla de classificació adaptat a cada departament. Amb aquest fi, des dels arxius centrals de cada conselleria s'està duent a terme el procés d'identificació de totes les sèries documentals (mode en què s'agrupen i classifiquen els documents) i l'elaboració dels quadres de classificació.
A manera d'exemple, en el cas de la Conselleria d'Hisenda i Model Econòmic s'han comptabilitzat 886 sèries documentals, que comprenen assumptes com ara convenis, contractes menors, els diversos impostos, documents comptables, expedients de multes, expedients de seguretat informàtica, pagaments, retalls de premsa, etc.
En finalitzar aquest procés, s'establiran les sèries documentals creuades de totes les conselleries, perquè hi haja una sola entrada unívoca per cada sèrie. La classificació i la descripció dels documents i expedients electrònics permetrà recuper-los en qualsevol moment.
Millora la transparència i facilita l'accés dels ciutadans
La Llei 2/2015, de 2 d'abril, de la Generalitat, de transparència, bon govern i participació ciutadana de la Comunitat Valenciana recull el dret al lliure accés a la informació pública, per la qual cosa resulta essencial per a la Generalitat disposar d'una adequada gestió documental, que incloga la documentació electrònica.
Amb aquest fi, la Conselleria d'Hisenda i Model Econòmic, a través de la Direcció General de Tecnologies de la Informació i les Comunicacions, i la Conselleria d'Educació, Investigació, Cultura i Esport, com a òrgan directiu del sistema arxivístic valencià, ha col·laborat en l'elaboració de la PGDE.
La nova política de gestió i conservació dels documents protegeix els drets i els interessos dels ciutadans i permet que l'Administració puga avaluar l'impacte dels programes i millorar el treball que s'hi fa.
A més, articula les estratègies necessàries per a garantir la creació, el manteniment, el tractament i la conservació de documents electrònics autèntics i fiables, i en protegeix la integritat durant tot el cicle de vida, inclosa la fase històrica o d'arxiu, a causa de la importància que poden tindre com a valor artístic i patrimonial.
Així mateix, la PGDE permetrà que la ciutadania puga accedir fàcilment a la informació i la documentació de cada un dels seus expedients oberts i, gràcies als requisits de seguretat, assegurar-ne la confidencialitat, integritat, disponibilitat i traçabilitat.
La PGDE estableix criteris comuns per a tots els departaments per igual i acaba així amb el sistema anterior, en el qual cada conselleria guardava la informació pròpia en paper i en l'arxiu propi de l'entitat, i no hi havia un quadre de classificació únic en el qual es recollira tota la documentació generada per la Generalitat.
Des de l'entrada en vigor de la Llei 39/2015 de procediment administratiu comú, en la qual s'estableix que la tramitació administrativa ha de ser digital, els documents administratius han de ser electrònics. En aquest sentit, la Generalitat estableix ara criteris comuns a tots els departaments, de manera que existisca un arxiu electrònic conjunt de tota la informació que es gestiona.
El nou sistema comprén la gestió documental en dues fases diferenciades, des de l'origen fins a l'arxiu. Així, la gestió del document es realitzarà des de l'origen, entenent aquest com el moment en què es registra l'entrada en el sistema de gestió de documents electrònics i es garanteix la identificació unívoca d'aquest, i es dona a cada document una inscripció registral específica. En una segona fase, el document acabarà arxivat definitivament (històric) en el sistema de gestió de documents electrònics d'arxiu.
Series documentals i quadres de classificació detallats
La classificació dels documents per a la gestió es realitzarà d'acord amb un pla de classificació adaptat a cada departament. Amb aquest fi, des dels arxius centrals de cada conselleria s'està duent a terme el procés d'identificació de totes les sèries documentals (mode en què s'agrupen i classifiquen els documents) i l'elaboració dels quadres de classificació.
A manera d'exemple, en el cas de la Conselleria d'Hisenda i Model Econòmic s'han comptabilitzat 886 sèries documentals, que comprenen assumptes com ara convenis, contractes menors, els diversos impostos, documents comptables, expedients de multes, expedients de seguretat informàtica, pagaments, retalls de premsa, etc.
En finalitzar aquest procés, s'establiran les sèries documentals creuades de totes les conselleries, perquè hi haja una sola entrada unívoca per cada sèrie. La classificació i la descripció dels documents i expedients electrònics permetrà recuper-los en qualsevol moment.
Millora la transparència i facilita l'accés dels ciutadans
La Llei 2/2015, de 2 d'abril, de la Generalitat, de transparència, bon govern i participació ciutadana de la Comunitat Valenciana recull el dret al lliure accés a la informació pública, per la qual cosa resulta essencial per a la Generalitat disposar d'una adequada gestió documental, que incloga la documentació electrònica.
Amb aquest fi, la Conselleria d'Hisenda i Model Econòmic, a través de la Direcció General de Tecnologies de la Informació i les Comunicacions, i la Conselleria d'Educació, Investigació, Cultura i Esport, com a òrgan directiu del sistema arxivístic valencià, ha col·laborat en l'elaboració de la PGDE.
La nova política de gestió i conservació dels documents protegeix els drets i els interessos dels ciutadans i permet que l'Administració puga avaluar l'impacte dels programes i millorar el treball que s'hi fa.
A més, articula les estratègies necessàries per a garantir la creació, el manteniment, el tractament i la conservació de documents electrònics autèntics i fiables, i en protegeix la integritat durant tot el cicle de vida, inclosa la fase històrica o d'arxiu, a causa de la importància que poden tindre com a valor artístic i patrimonial.
Així mateix, la PGDE permetrà que la ciutadania puga accedir fàcilment a la informació i la documentació de cada un dels seus expedients oberts i, gràcies als requisits de seguretat, assegurar-ne la confidencialitat, integritat, disponibilitat i traçabilitat.